Du lịch Đà Nẵng – Đi Tìm Việc Tại Đà Nẵng – Thành Phố Trẻ.

Chắc hẳn có nhiều bạn không biết Procedure là gì, đây là một thuật ngữ khá quen thuộc mà chúng ta vẫn hay dùng hàng ngày trong công việc. Hiểu được khái niệm này thì mới làm việc theo đúng trình tự. Vậy cùng theo dõi bài viết để tìm ra câu trả lời bạn nhé!

Procedure là gì? Có đặc điểm ra sao?

Procedure được hiểu là quy trình, cụ thể hơn thì đây là cách thức hoạt động của một quá trình. Trong đó, xác định đầu vào, đầu ra của toàn bộ quá trình và được biết cụ thể những nội dung như: Việc gì cần phải làm, ai làm, làm lúc nào và ở đâu, diễn biến. Quy trình là phương pháp được thiết lập để quản lý công việc thực hiện theo trình tự các bước giúp hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.

Procedure có thể được lập thành văn bản hoặc không nhằm thực hiện việc kiểm soát quá trình thực hiện công việc. Cụ thể một quy trình có thể kiểm soát được nhiều quá trình, ngược lại một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.

Như vậy, chúng ta thấy rằng, giữ quy trình và quá trình có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Nhưng đây lại là 2 khái niệm khác biệt mà có nhiều người hay nhầm lẫn. Cụ thể quy trình là công cụ dùng để quản lý, còn quá trình là đối tượng của quản lý.

Vậy dựa vào đâu phân biệt được Procedure? Câu trả lời là dựa vào các đặc điểm như sau:

– Quy trình được đặt ra thường không thay đổi và thường được nghiêm khắc thực hiện theo trình tự nhất định để đi đến kết quả cuối cùng.

– Là những hướng dẫn cụ thể, rõ ràng, ngắn gọn và mang tính chính xác để giúp mọi người thực hiện theo đúng trình tự.

Tầm quan trọng của quy trình trong việc quản lý

Bất kể lĩnh vực hoạt động nào cũng đều có Procedure thực hiện riêng để quản lý con người và công việc hiệu quả. Trong đó, mang lại lợi ích cho cả nhân viên và cấp quản lý. Cụ thể như sau:

– Đối với nhân viên: Quy trình được đề ra để mỗi nhân viên cần biết mình tiến hành công việc theo những bước nào, cách thực hiện và kết quả cần đạt được. Điều này giúp họ chủ động hơn với công việc mà không cần mơ hồ khi có nhiệm vụ được giao.

– Đối với cấp quản lý: Quy trình giúp quản lý nhân viên được đồng bộ và nhất quán hơn. Trong đó, các nhà quản lý dễ dàng chỉ thị nhân viên thực hiện công việc mà đỡ phải mất thời gian hướng dẫn chi tiết. Đồng thời thông qua đây còn giúp kiểm soát chất lượng và tiến độ công việc của mỗi cá nhân.

Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng nhân sự, một nhân viên HCNS phải biết các thủ tục tuyển dụng bao gồm danh sách ứng viên, trong đó cung cấp đầy đủ thông tin  và trình lên Trưởng phòng để họ xem xét và sàng lọc hồ sơ dễ dàng hơn theo đúng quy định.

Những mặt hạn chế của quy trình

Xây dựng Procedure chặt chẽ là việc làm cần thiết mà mỗi nhà quản lý nên tập trung. Tuy nhiên, dưới mắt nhìn của một số người thì việc thực hiện theo đúng trình tự hơi rườm rà và mất nhiều thời gian. Vì vậy, quá trình thực hiện thường bỏ qua các bước dẫn đến ngày càng mất kiểm soát và không đi vào nề nếp.

Thông thường để các cuộc trao đổi buôn bán diễn ra nhanh chóng thì nhiều người hay bỏ qua quy trình bằng văn bản. Việc này thường dẫn đến các cuộc tranh luận khi 2 bên nhầm lẫn vì chưa có sự thỏa thuận rõ ràng trong giấy tờ. Do vậy, việc thực hiện theo đúng quy trình còn là bằng chứng cam kết đạt đến sự thỏa thuận thống nhất trong kinh doanh.

Bên cạnh đó, một điểm yếu của việc thực hiện quy trình là hệ thống tài liệu quá sơ sài và nội dung không sát với tình hình thực tế. Không thường xuyên cập nhật lại sau một thời gian và quá ít biểu mẫu. Từ đó, việc thực hiện cũng trở nên lỏng lẻo và không áp dụng đúng theo như tài liệu quy định dẫn đến khó đo lường kết quả thực hiện cũng như khó giải quyết các tranh chấp phát sinh.

Mọi thắc mắc về câu hỏi Procedure là gì đã được giải đáp nhanh. Hy vọng các bạn có thể hiểu hơn về tính ảnh hưởng của quy trình trong việc quản lý. Để từ đó mỗi cá nhân nhận thấy cần phải thực hiện đúng những quy định đã đề ra.

Trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng khách sạn hay tài chính ngân hàng thì back office và front office là hai khái niệm mới. Nên không phải ai cũng hiểu rõ chính xác về khái niệm và vai trò của back office. Do đó bài viết hôm nay sẽ giúp bạn nắm được back office là gì cũng như biết cách phân biệt back office và front office.

1. Khái niệm

Back office hay còn được gọi là “Hậu sảnh” được viết tắt là BO, đây là khái niệm chỉ chung một bộ phận của doanh nghiệp, nó bao gồm nhân viên trong bộ phận và các công việc liên quan trực tiếp đến các bộ phận trong doanh nghiệp, đây thường là các công việc nội bộ. Thông thường các bộ phận trong Back office chủ yếu làm việc với nội bộ công ty mà ít có sự liên hệ hay giao lưu làm việc với các khách hàng bên ngoài.

• Khối bộ phận Back office

Bộ phận nhân sự: Đây là bộ phận thực hiện tất cả các công việc liên quan đến tổ chức cán bộ và nhân viên với các nhiệm vụ như: Lập các quy chế, quy tắc trong làm việc; quản lý nhân lực trong khách sạn; tuyển dụng, bổ sung lao động khi cần thiết; giải quyết các chế độ bảo hiểm cho nhân viên; tính lương, thưởng cho nhân viên…

Bộ phận kế toán: Đây là bộ phận liên quan trực tiếp đến vấn đề tài chính, nhiệm vụ của bộ phận Kế toán gồm có: lập các chứng từ để chứng minh tính hợp lý vốn kinh doanh; kê khai tất cả các loại chi phí đã phát sinh khi phục vụ kinh doanh; tính toán và xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận trong khách sạn; lập báo cáo tài chính; Phân tích sự biến động của tài sản trong từng giai đoạn để báo cáo lên cấp trên…

Bộ phận kĩ thuật: Bộ phận này liên quan trực tiếp đến vấn đề hoạt động của máy móc, trang thiết bị tại nhà hàng, khách sạn. Đảm bảo chúng luôn trong tình trạng ổn định, hoạt động bình thường nhằm giảm bớt thiệt hại khi có vấn đề, giúp đơn vị tiết kiệm chi phí hơn.

Những bộ phận này sẽ thực hiện các công việc nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. Đây là những bộ phận không trực tiếp làm ra doanh số nhưng lại có sự quan trọng không nhỏ trong việc vận hành doanh nghiệp.

• Phân biệt Back office và Front office

Dựa vào tính chất của công việc các đơn vị sẽ phân chia phòng ban làm hai loại vị trí Back office và Front office. Về cơ bản thì back office là bộ phận chỉ liên quan đến công việc nội bộ trong công ty còn front office là bộ phận có công việc cần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng bên ngoài.

Chẳng hạn như bộ phận back office tại các doanh nghiệp hay công ty sẽ đảm nhiệm những công việc hỗ trợ việc vận hành doanh nghiệp như chuẩn bị trà, nước, phòng họp, đặt tour khi doanh nghiệp tổ chức dã  ngoại, đặt vé cho nhân viên đi công tác, tổ chức thăm hỏi khi có nhân viên ốm đau bệnh tật, tổ chức sinh nhật cho đồng nghiệp,…

Còn front office trong các doanh nghiệp hay công ty là bộ phận làm việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và là bộ phận quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Bộ phận này sẽ thực hiện các công việc như tư vấn và đưa ra hướng giải quyết khi khách hàng gặp khó khăn, thanh toán hóa đơn cho khách hàng, trực điện thoại và giải đáp thắc mắc khi khách gọi tới số điện thoại tổng của công ty,… Các công việc này mang tính tư vấn và hỗ trợ, phục vụ để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng cũng như bên doanh nghiệp. Vì thế, nhân viên trong front office có sự yêu cầu cao về năng lực đặc biệt là kỹ năng.

Front office được back office hỗ trợ và giúp thực hiện những nhiệm vụ trực tiếp liên quan đến khách hàng, mặc dù back office không trực tiếp tiếp xúc tương tác với khách hàng thì họ vẫn tích cực giao tiếp với bộ phận front office. Do đó mà hai bộ phận này luôn luôn có sự tương tác lẫn nhau.

Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ về Back Office là gì. Nếu bạn đang có ý định làm việc trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn thì việc tìm hiểu Back office cũng như Front office là điều cần thiết để đưa ra lựa chọn phù hợp cho bản thân. Mong rằng bạn sẽ có được định hướng nghề nghiệp hợp lý.