Các Bước Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
Để công việc được tiến hành theo kế hoạch và hiệu quả nhất chúng ta cần phải biết cách quản lý thời gian cá nhân phù hợp. Nếu bạn đang cảm thấy mình quản lý thời gian chưa tốt, chưa hiệu quả. Vậy hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các bước quản lý thời gian hiệu quả.
- Bước 1: Thiết lập mục tiêu
Bước đầu tiên trong quản lý thời gian là bước quan trọng bạn cần thiết lập mục tiêu phải đạt được trong tương lai với thời gian nhất định. Khi đã xác định mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ cảm thấy mình cần làm mọi thứ ngay từ đầu để đạt mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó động lực làm việc tăng lên giúp bạn đưa ra kế hoạch cụ thể và chủ động trong công việc hơn tận dụng thời gian không để trôi qua lãng phí.
- Bước 2: Lập kế hoạch thực hiện công việc
Khi bạn hành động mà không có kế hoạch rõ ràng sẽ dễ dàng thất bại, nên bạn phải lập kế hoạch công việc ngay sau khi có được mục tiêu. Đây là một việc rất cần thiết của quản lý thời gian, giúp hoàn thành mục tiêu. Để tiến hành lập một kế hoạch hiệu quả cần liệt kê công việc phải hoàn thành, phân chia theo từng nhóm công việc lớn gồm các công việc nhỏ, tiếp theo sắp xếp thứ tự ưu tiên làm trước và theo khoảng thời gian cụ thể.
Nếu bạn đã lập kế hoạch công việc phải làm trong tháng, trong tuần, trong ngày thì bạn sẽ tận dụng tối đa thời gian để hoàn thành, luôn biết được cần làm gì vào lúc nào và không bị gián đoạn khi đang làm việc. Bên cạnh đó, kế hoạch thực hiện công việc còn giúp bạn kiểm soát mục tiêu đề ra đã đạt chưa và có những vấn đề ảnh hưởng gì cần tìm giải pháp điều chỉnh.
- Bước 3: Sắp xếp các công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên
Trong danh sách công việc hãy đánh dấu những công việc quan trọng cần ưu tiên thực hiện trước và được chia nhiều thời gian hơn. Bạn có thể xếp loại các nhiệm vụ chia thành 4 nhóm như sau. Nhóm 1 nhiệm vụ mang tính chất quan trọng, cấp bách phải ưu tiên thực hiện trước. Nhóm 2 nhiệm vụ có thể quan trọng nhưng không thực sự cấp bách. Nhóm 3 nhiệm vụ tuy cấp bách nhưng không quan trọng được xếp vào danh mục riêng. Nhóm 4 nhiệm vụ không quan trọng và không cấp bách đươc xếp thực hiện cuối cùng. Khi phân loại như trên khi thực hiện sẽ không bỏ sót công việc quan trọng và hoàn thành tốt những công việc cấp bách đúng hạn.
- Bước 4: Thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch
Sau khi đã sắp xếp công việc theo trình tự ưu tiên và bắt đầu thực hiện kế hoạch, trong suốt quá trình bạn cần nghiêm chỉnh thực hiện, tập trung cao độ theo kế hoạch. Không trì hoãn làm chậm thời gian hoàn thành công việc trước gây ảnh hưởng việc tiếp theo dẫn đến lệch hướng kế hoạch, chậm quá trình và mang tâm lý về sau. Khi tâm lý không ổn định có thể làm sai kế hoạch, tiếp tục chậm dẫn đến bỏ ngang, không muốn tiếp tục kế hoạch. Để thực hiện nghiêm túc kế hoạch đặt ra cần tập trung không lãng phí thời gian, kiểm soát tốt những yếu tố gây xao lãng, không ôm đồm quá nhiều việc hay làm nhiều việc cùng lúc quá khả năng, không đảm bảo chất lượng công việc.
- Bước 5: Sắp xếp nơi làm việc khoa học nhất có thể
Chỗ làm việc nếu sắp xếp khoa học, gọn gàng, ngăn nắp giúp bạn trở nên chuẩn mực hơn, rút ngắn thời gian tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần dùng. Khi bạn dành thời gian để sắp xếp hồ sơ, dọn dẹp bàn làm việc sao cho thuận lợi làm việc giúp tập trung hơn, đầu óc thoải mái nghĩ ra nhiều ý tưởng hay. Ngược lại, với nơi làm việc lộn xộn bạn rất khó tập trung, mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu.
Quản lý thời hiệu quả mang lại nhiều thuận lợi trong công việc, dễ dàng đạt mục tiêu, nhiệm vụ, rút ngắn thời gian làm việc. Trên đây là các bước quản lý thời gian hiệu quả mà bạn cần biết. Hy vọng qua bài viết trên bạn sẽ quản lý thời gian bản thân tốt hơn hoàn thành mục tiêu đặt ra.