Cách Ghi Biên Bản Cuộc Họp Hiệu Quả
Trong thời gian làm việc tại công ty bạn thường được nghe nhắc đến biên bản cuộc họp và xem qua một vài lần. Nhưng có thể bạn chưa biết cách viết một biên bản cuộc họp chuẩn và chính xác như thế nào. Bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn biết biên bản cuộc họp là gì, cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả.
- Khái niệm
Biên bản cuộc họp được gọi tắt “biên bản họp” là văn bản ghi chép, lưu lại những diễn biến trong cuộc họp như họp nội bộ công ty, họp giữa cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Văn bản ghi đầy đủ thông tin, ý kiến từ toàn bộ cá nhân tham gia phát biểu, khi buổi họp kết thúc văn bản được công khai cho tất cả người tham dự đọc qua, xác nhận độ chính xác sau đó ký và cam kết những điều trong văn bản là thống nhất trong buổi họp đó.
- Vai trò của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp không có giá trị pháp lý chỉ được dùng để xác minh độ chân thực sự kiện diễn ra, hoặc để những người vắng mặt nắm được tình hình và kết quả thảo luận tại cuộc họp. Vì vậy, người chịu trách nhiệm ghi văn bản chú ý không được thêm thông tin gây sai lệch nội dung. Nhờ có biên bản cuộc họp được lưu lại nhân viên tham khảo nắm được kế hoạch của công ty tốt hơn, đẩy nhanh tiến độ làm việc, chiến thuật rõ ràng dễ dàng đạt mục tiêu. Bên cạnh đó, nếu biên bản cuộc họp được ghi chép tốt có vai trò đóng góp rất lớn cho quá trình sản xuất kinh doanh, phát triển công ty.
- Cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả
Nghiên cứu trước về nội dung cuộc họp: Để đảm bảo ghi nhanh và chính xác những nội dung được nêu trong cuộc họp bạn phải nghiên cứu trước, có thể chuẩn bị sẵn mẫu biên bản, tìm hiểu một số thuật ngữ chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực nội dung để tránh trường hợp bạn không hiểu, tốc độ ghi chép bị chậm, thiếu thông tin.
Nhớ tên những thành viên tham gia cuộc họp: Biên bản cuộc họp yêu cầu người chịu trách nhiệm ghi phải nêu rõ người phát biểu ý kiến hay ra quyết định. Vì vậy, để dễ dàng nhận diện chính xác người tham gia bạn nên tìm hiểu trước, tránh bị nhầm lẫn gây ảnh hưởng chất lượng ghi biên bản.
Ghi chép diễn biến độc lập, rõ ràng: Khi bạn ghi các hoạt động một cách độc lập, việc theo dõi của đồng nghiệp sẽ thuận tiện hơn. Ngoài ra, ghi rõ ràng ý kiến, quyết định của ai, trách nhiệm thuộc về cá nhân hay bộ phận nào, thời gian trong khoảng nào.
Ghi nội dung trọng tâm cuộc họp: Với những phát biểu dài dòng không vào nội dung bạn phải tóm lại trọng tâm và ghi ngắn gọn. Không trình bày lạc đề, tránh đưa vào những nội dung không cần thiết gây mất thời gian và có thể bỏ soát thông tin quan trọng.
Đảm bảo thông tin chính xác tuyệt đối: Đây là yếu tố quan trọng mà người ghi cuộc họp phải đặc biệt tuân thủ. Vì văn bản này là căn cứ để người lãnh đạo hay người có thẩm quyền tại công ty dựa vào mà điều hành giải quyết vấn đề sau đó, cần phải đảm bảo tuyệt đối chính xác. Ngoài ra, người ghi phải trung thực, không được thêm, bình luận sai sự thật các ý kiến thảo luận trong cuộc họp.
Đọc, kiểm tra biên bản đã ghi thật kỹ trước khi trình ký: Khi ghi chép quá nhanh dễ gặp trường hợp sai chính tả, trình bày thiếu logic. Vì vậy, trước khi trình ký hãy đọc, kiểm tra nội dung biên bản bởi biên bản thường được trình bày cho cấp trên hay khách hàng nên phải hết sức lưu ý.
Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể: Cố gắng hoàn thành trong thời gian ngắn nhất, nếu để lâu bạn có thể gặp vấn đề về thông tin và các thành viên khác không tham gia cuộc họp cũng nhận được thông tin sớm hơn để làm việc tốt hơn.
Như vậy để ghi chép cuộc họp hiệu quả bạn phải có sự chuẩn bị tìm hiểu trước, tốc độ ghi nhanh, thông tin chính xác,…Trên đây đã cung cấp cho bạn biên bản cuộc họp là gì, vai trò và cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả. Hy vọng bạn hoàn thành công việc ghi biên bản nhanh, chính xác, hiệu quả hơn.