Phòng kho đầu tiên tôi phụ trách nhỏ tới mức hai người đứng trong đó là phải nghiêng vai mới tránh nhau. Kệ sắt bốn tầng sát trần, một cái tủ đông riêng cho kem và đồ đông lạnh, một góc để thùng carton đã gỡ chờ xe rác. Vậy mà mỗi sáng có ba bốn chuyến xe giao, mỗi chuyến vài chục thùng. Ai nghĩ làm kho cửa hàng là ngồi không chờ hàng thì chỉ cần đứng đó một buổi sáng thứ hai là đổi ý.
Tôi viết bài này cho người đang cân nhắc vị trí nhân viên kho cửa hàng, hoặc được quản lý điều vào kho mà chưa biết mình sẽ làm gì. Kho ở cửa hàng bán lẻ khác khá nhiều so với kho tổng của công ty logistics, và cái khác đó quyết định bạn có hợp hay không.
A. Kho cửa hàng không giống kho tổng
Ở kho tổng hay trung tâm phân phối, người ta làm việc với pallet, xe nâng, máy quét cầm tay và hàng nghìn mã hàng chạy qua mỗi ngày. Ở cửa hàng, kho chỉ là điểm cuối. Hàng tới đây là để ra kệ trong vài ngày, có khi trong vài giờ. Không có xe nâng, chỉ có xe đẩy tay và đôi tay của bạn.
Vì vậy nhân viên kho cửa hàng thường làm luôn cả việc ngoài sàn: châm hàng, xoay hạn dùng, dọn kệ. Ở cửa hàng tiện lợi nhỏ, chẳng có ai chỉ làm kho, mà là nhân viên ca sáng nhận hàng rồi đi xếp kệ. Ở siêu thị mini hoặc cửa hàng điện máy, thời trang, mới có người chuyên kho, giữ chìa phòng kho và chịu trách nhiệm số tồn.
Cái giống kho tổng là tinh thần con số. Thùng nào vào, thùng nào ra, đều phải khớp với hệ thống.
B. Một buổi nhận hàng diễn ra thế nào
Trước khi xe tới
Mỗi chuỗi có lịch giao hàng theo khung giờ, thường vào sáng sớm hoặc giữa buổi để tránh giờ đông khách. Trước giờ xe tới, kho phải dọn sẵn chỗ trống, xếp thùng rỗng gọn lại, kiểm tra tủ đông tủ mát còn đủ chỗ cho hàng lạnh. Nhận hàng mà không có chỗ để là cảnh hàng chất giữa lối đi, khách vào vấp phải.
Đối chiếu phiếu giao
Tài xế đưa phiếu giao hàng hoặc bạn mở đơn trên máy quét cầm tay. Việc của bạn là đếm số thùng, mở kiểm những thùng có thể kiểm, đối chiếu mã hàng và số lượng. Hàng dễ vỡ, hàng có giá trị cao như mỹ phẩm, thuốc lá, điện thoại phụ kiện thì kiểm từng món. Hàng lạnh thì kiểm nhanh và đưa vào tủ ngay, đừng để nằm ngoài lâu.
Thiếu hàng, dư hàng, hàng bể, hàng móp, hàng sắp hết hạn: tất cả phải ghi vào biên bản giao nhận trước khi ký và để tài xế ký cùng. Ký rồi mới phát hiện thiếu thì rất khó đòi.
Nhập vào hệ thống
Sau khi kiểm, bạn xác nhận nhập kho trên phần mềm. Có chuỗi để kho nhập ngay tại cửa hàng, có chuỗi để văn phòng nhập dựa trên phiếu bạn gửi lên. Dù cách nào, số trên hệ thống phải là số thật đã nhận, không phải số trên phiếu giao.
Sai lầm hay gặp: lúc đông khách hoặc lúc xe giao tới trễ, nhiều bạn ký nhận theo số thùng cho nhanh rồi tính kiểm sau. Đến chiều mở ra thấy thiếu mấy hộp, lúc đó tài xế đã đi, biên bản đã ký đủ. Số thiếu đó thành lệch kho của cửa hàng.
Nếu bạn đang tìm hiểu các vị trí trong việc làm ở chuỗi cửa hàng, khâu nhận hàng này là thứ phân biệt người làm kho được tin tưởng với người chỉ khuân hàng. Cửa hàng trưởng nhìn biên bản giao nhận và số lệch để quyết định giao thêm việc cho ai.
C. Xếp kho và đưa hàng ra kệ
Nguyên tắc cơ bản là hàng nhập trước thì xuất trước, hoặc chính xác hơn với đồ ăn uống là hàng hết hạn trước thì xuất trước. Hai cách này đa phần trùng nhau, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Có lô hàng mới tới lại có hạn dùng gần hơn lô cũ còn trong kho. Người làm kho lâu nhìn hạn dùng chứ không nhìn ngày nhận.
Trong kho, hàng nặng để tầng dưới, hàng nhẹ tầng trên. Hóa chất tẩy rửa để riêng, không để chung kệ với đồ ăn. Mỗi kệ nên dán nhãn nhóm hàng để người ca khác tìm được mà không phải hỏi bạn.
Đưa ra kệ thì theo sơ đồ trưng bày (planogram) của chuỗi. Mỗi mặt hàng có vị trí, số mặt hiển thị, chiều cao kệ quy định sẵn. Người mới hay muốn xếp cho đầy kệ, nhưng xếp sai vị trí là khách tìm không thấy, nhân viên thu ngân bị hỏi, và lần kiểm tra trưng bày sau bị trừ điểm.
Dụng cụ thì không nhiều, nhưng thiếu món nào là mất thời gian món đó. Đây là những thứ tôi luôn để sẵn ở cửa kho:
☐ Dao rọc thùng loại có khóa lưỡi
☐ Găng tay vải, thêm găng tay giữ nhiệt cho tủ đông
☐ Bút lông dầu để ghi ngày nhận lên thùng
☐ Máy quét cầm tay đã sạc đầy
☐ Xe đẩy hàng và thang ba bậc
☐ Tập biên bản giao nhận còn trống
Nhắc riêng cái dao rọc thùng. Rọc mạnh tay xuyên qua lớp carton là rạch luôn bao gói bên trong, hàng hư mà còn tự làm đứt tay. Rọc nông, lưỡi hướng ra ngoài người.
D. Kiểm kê, phần ai cũng ngại
Kiểm kê là đếm thực tế từng món rồi so với số trên hệ thống. Lệch thì phải tìm nguyên nhân. Có hai cách mà chuỗi thường dùng, và nhiều nơi dùng cả hai.
| Kiểm kê theo vòng | Kiểm kê toàn bộ | |
|---|---|---|
| Đếm gì | Một nhóm hàng mỗi ngày hoặc mỗi tuần | Toàn bộ hàng trong kho và trên kệ |
| Khi nào | Trong ca, lúc vắng khách | Định kỳ, thường sau giờ đóng cửa hoặc ca đêm |
| Ai đếm | Nhân viên kho hoặc nhân viên ca | Cả cửa hàng, đôi khi có người từ vùng xuống |
| Được | Phát hiện lệch sớm, không gián đoạn bán hàng | Ra con số tổng rõ ràng cho kỳ báo cáo |
| Mất | Dễ bị bỏ qua khi bận | Mệt, thức khuya, dễ đếm sai lúc buồn ngủ |
Theo tôi kiểm kê theo vòng mới là thứ giữ kho sạch, còn kiểm kê toàn bộ chỉ là bài kiểm tra cuối kỳ. Kho nào làm vòng đều đặn thì đêm kiểm tổng nhẹ hơn hẳn. Kho nào bỏ vòng thì đêm kiểm tổng là đêm dài nhất tháng.
Khi đếm, chia khu và chia cặp: một người đếm, một người ghi hoặc quét, xong đổi vai đếm lại những chỗ lệch. Lệch thường đến từ vài chỗ quen thuộc như hàng bị để nhầm khu, hàng đã hủy mà quên ghi, hàng nhập thiếu không ai báo. Nguyên nhân do mất cắp là chuyện riêng, phức tạp hơn, tôi sẽ viết riêng một bài.
E. Làm kho hay làm ngoài sàn
Nhiều bạn mới được hỏi muốn đứng đâu và chọn kho vì ngại nói chuyện với khách. Đó là lý do chính đáng, nhưng chưa đủ để chọn.
Làm kho được yên hơn. Bạn làm việc với thùng hàng và con số, ít bị khách cắt ngang, tự sắp xếp được nhịp làm của mình. Bạn học được cách nhìn tồn kho, cách đọc phiếu giao, hiểu hàng chạy hàng chậm. Những thứ này hữu ích nếu sau này muốn sang kho vận hoặc thu mua.
Nhưng làm kho nặng tay hơn. Thùng nước, thùng bia, bao gạo, nhiều buổi sáng là khuân liên tục hai tiếng. Phòng kho thường nóng, ít cửa sổ, tủ đông thì lạnh buốt. Và khi lệch kho, người đầu tiên bị hỏi là bạn.
Làm ngoài sàn thì ngược lại. Đi lại nhiều, nói chuyện nhiều, ít khuân nặng hơn nhưng mỏi chân, và áp lực đến từ khách chứ không từ con số. Học được cách giao tiếp, cách xử lý tình huống, hữu ích nếu muốn lên ca trưởng hoặc sang dịch vụ khách hàng.
Tôi từng thấy người chọn kho vì ngại khách, làm vài tháng lại xin ra sàn vì chán cảnh một mình trong phòng kín. Cũng có người ra sàn bị khách làm cho mệt, chuyển vào kho thì thấy hợp hẳn. Thử cả hai nếu cửa hàng cho phép là cách dễ nhất để biết.
F. Ai hợp với kho cửa hàng
Người kỹ tính, thích mọi thứ ngăn nắp, không ngại lặp lại, và có sức khỏe ổn để khuân vác. Không cần bằng cấp gì đặc biệt, nhưng biết dùng máy quét, đọc hiểu phiếu giao, cộng trừ không sai là bắt buộc. Thời gian làm thường theo lịch giao hàng, hay vào sáng sớm, nên người quen dậy sớm có lợi.
Người làm kho lâu năm ở cửa hàng thường được cân nhắc lên ca trưởng phụ trách hàng hóa, hoặc sang khối kho vận của chính chuỗi. Không phải ai cũng muốn đi tiếp, và ở lại làm một người giữ kho giỏi cũng là một lựa chọn đàng hoàng.
Khuân vác thì nhớ co gối hạ người, giữ lưng thẳng khi nâng thùng nặng, và làm theo hướng dẫn an toàn lao động của nơi bạn làm.
– Khải –





