Procedure là gì? Tại sao cần phải có Procedure
Chắc hẳn có nhiều bạn không biết Procedure là gì, đây là một thuật ngữ khá quen thuộc mà chúng ta vẫn hay dùng hàng ngày trong công việc. Hiểu được khái niệm này thì mới làm việc theo đúng trình tự. Vậy cùng theo dõi bài viết để tìm ra câu trả lời bạn nhé!
Procedure là gì? Có đặc điểm ra sao?
Procedure được hiểu là quy trình, cụ thể hơn thì đây là cách thức hoạt động của một quá trình. Trong đó, xác định đầu vào, đầu ra của toàn bộ quá trình và được biết cụ thể những nội dung như: Việc gì cần phải làm, ai làm, làm lúc nào và ở đâu, diễn biến. Quy trình là phương pháp được thiết lập để quản lý công việc thực hiện theo trình tự các bước giúp hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
Procedure có thể được lập thành văn bản hoặc không nhằm thực hiện việc kiểm soát quá trình thực hiện công việc. Cụ thể một quy trình có thể kiểm soát được nhiều quá trình, ngược lại một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Như vậy, chúng ta thấy rằng, giữ quy trình và quá trình có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Nhưng đây lại là 2 khái niệm khác biệt mà có nhiều người hay nhầm lẫn. Cụ thể quy trình là công cụ dùng để quản lý, còn quá trình là đối tượng của quản lý.
Vậy dựa vào đâu phân biệt được Procedure? Câu trả lời là dựa vào các đặc điểm như sau:
– Quy trình được đặt ra thường không thay đổi và thường được nghiêm khắc thực hiện theo trình tự nhất định để đi đến kết quả cuối cùng.
– Là những hướng dẫn cụ thể, rõ ràng, ngắn gọn và mang tính chính xác để giúp mọi người thực hiện theo đúng trình tự.
Tầm quan trọng của quy trình trong việc quản lý
Bất kể lĩnh vực hoạt động nào cũng đều có Procedure thực hiện riêng để quản lý con người và công việc hiệu quả. Trong đó, mang lại lợi ích cho cả nhân viên và cấp quản lý. Cụ thể như sau:
– Đối với nhân viên: Quy trình được đề ra để mỗi nhân viên cần biết mình tiến hành công việc theo những bước nào, cách thực hiện và kết quả cần đạt được. Điều này giúp họ chủ động hơn với công việc mà không cần mơ hồ khi có nhiệm vụ được giao.
– Đối với cấp quản lý: Quy trình giúp quản lý nhân viên được đồng bộ và nhất quán hơn. Trong đó, các nhà quản lý dễ dàng chỉ thị nhân viên thực hiện công việc mà đỡ phải mất thời gian hướng dẫn chi tiết. Đồng thời thông qua đây còn giúp kiểm soát chất lượng và tiến độ công việc của mỗi cá nhân.
Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng nhân sự, một nhân viên HCNS phải biết các thủ tục tuyển dụng bao gồm danh sách ứng viên, trong đó cung cấp đầy đủ thông tin và trình lên Trưởng phòng để họ xem xét và sàng lọc hồ sơ dễ dàng hơn theo đúng quy định.
Những mặt hạn chế của quy trình
Xây dựng Procedure chặt chẽ là việc làm cần thiết mà mỗi nhà quản lý nên tập trung. Tuy nhiên, dưới mắt nhìn của một số người thì việc thực hiện theo đúng trình tự hơi rườm rà và mất nhiều thời gian. Vì vậy, quá trình thực hiện thường bỏ qua các bước dẫn đến ngày càng mất kiểm soát và không đi vào nề nếp.
Thông thường để các cuộc trao đổi buôn bán diễn ra nhanh chóng thì nhiều người hay bỏ qua quy trình bằng văn bản. Việc này thường dẫn đến các cuộc tranh luận khi 2 bên nhầm lẫn vì chưa có sự thỏa thuận rõ ràng trong giấy tờ. Do vậy, việc thực hiện theo đúng quy trình còn là bằng chứng cam kết đạt đến sự thỏa thuận thống nhất trong kinh doanh.
Bên cạnh đó, một điểm yếu của việc thực hiện quy trình là hệ thống tài liệu quá sơ sài và nội dung không sát với tình hình thực tế. Không thường xuyên cập nhật lại sau một thời gian và quá ít biểu mẫu. Từ đó, việc thực hiện cũng trở nên lỏng lẻo và không áp dụng đúng theo như tài liệu quy định dẫn đến khó đo lường kết quả thực hiện cũng như khó giải quyết các tranh chấp phát sinh.
Mọi thắc mắc về câu hỏi Procedure là gì đã được giải đáp nhanh. Hy vọng các bạn có thể hiểu hơn về tính ảnh hưởng của quy trình trong việc quản lý. Để từ đó mỗi cá nhân nhận thấy cần phải thực hiện đúng những quy định đã đề ra.