Back Office Là Gì? Phân Biệt Back Office Và Front Office
Trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng khách sạn hay tài chính ngân hàng thì back office và front office là hai khái niệm mới. Nên không phải ai cũng hiểu rõ chính xác về khái niệm và vai trò của back office. Do đó bài viết hôm nay sẽ giúp bạn nắm được back office là gì cũng như biết cách phân biệt back office và front office.
- Khái niệm
Back office hay còn được gọi là “Hậu sảnh” được viết tắt là BO, đây là khái niệm chỉ chung một bộ phận của doanh nghiệp, nó bao gồm nhân viên trong bộ phận và các công việc liên quan trực tiếp đến các bộ phận trong doanh nghiệp, đây thường là các công việc nội bộ. Thông thường các bộ phận trong Back office chủ yếu làm việc với nội bộ công ty mà ít có sự liên hệ hay giao lưu làm việc với các khách hàng bên ngoài.
- Khối bộ phận Back office
Bộ phận nhân sự: Đây là bộ phận thực hiện tất cả các công việc liên quan đến tổ chức cán bộ và nhân viên với các nhiệm vụ như: Lập các quy chế, quy tắc trong làm việc; quản lý nhân lực trong khách sạn; tuyển dụng, bổ sung lao động khi cần thiết; giải quyết các chế độ bảo hiểm cho nhân viên; tính lương, thưởng cho nhân viên…
Bộ phận kế toán: Đây là bộ phận liên quan trực tiếp đến vấn đề tài chính, nhiệm vụ của bộ phận Kế toán gồm có: lập các chứng từ để chứng minh tính hợp lý vốn kinh doanh; kê khai tất cả các loại chi phí đã phát sinh khi phục vụ kinh doanh; tính toán và xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận trong khách sạn; lập báo cáo tài chính; Phân tích sự biến động của tài sản trong từng giai đoạn để báo cáo lên cấp trên…
Bộ phận kĩ thuật: Bộ phận này liên quan trực tiếp đến vấn đề hoạt động của máy móc, trang thiết bị tại nhà hàng, khách sạn. Đảm bảo chúng luôn trong tình trạng ổn định, hoạt động bình thường nhằm giảm bớt thiệt hại khi có vấn đề, giúp đơn vị tiết kiệm chi phí hơn.
Những bộ phận này sẽ thực hiện các công việc nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. Đây là những bộ phận không trực tiếp làm ra doanh số nhưng lại có sự quan trọng không nhỏ trong việc vận hành doanh nghiệp.
- Phân biệt Back office và Front office
Dựa vào tính chất của công việc các đơn vị sẽ phân chia phòng ban làm hai loại vị trí Back office và Front office. Về cơ bản thì back office là bộ phận chỉ liên quan đến công việc nội bộ trong công ty còn front office là bộ phận có công việc cần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng bên ngoài.
Chẳng hạn như bộ phận back office tại các doanh nghiệp hay công ty sẽ đảm nhiệm những công việc hỗ trợ việc vận hành doanh nghiệp như chuẩn bị trà, nước, phòng họp, đặt tour khi doanh nghiệp tổ chức dã ngoại, đặt vé cho nhân viên đi công tác, tổ chức thăm hỏi khi có nhân viên ốm đau bệnh tật, tổ chức sinh nhật cho đồng nghiệp,…
Còn front office trong các doanh nghiệp hay công ty là bộ phận làm việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và là bộ phận quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Bộ phận này sẽ thực hiện các công việc như tư vấn và đưa ra hướng giải quyết khi khách hàng gặp khó khăn, thanh toán hóa đơn cho khách hàng, trực điện thoại và giải đáp thắc mắc khi khách gọi tới số điện thoại tổng của công ty,… Các công việc này mang tính tư vấn và hỗ trợ, phục vụ để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng cũng như bên doanh nghiệp. Vì thế, nhân viên trong front office có sự yêu cầu cao về năng lực đặc biệt là kỹ năng.
Front office được back office hỗ trợ và giúp thực hiện những nhiệm vụ trực tiếp liên quan đến khách hàng, mặc dù back office không trực tiếp tiếp xúc tương tác với khách hàng thì họ vẫn tích cực giao tiếp với bộ phận front office. Do đó mà hai bộ phận này luôn luôn có sự tương tác lẫn nhau.
Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ về Back Office là gì. Nếu bạn đang có ý định làm việc trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn thì việc tìm hiểu Back office cũng như Front office là điều cần thiết để đưa ra lựa chọn phù hợp cho bản thân. Mong rằng bạn sẽ có được định hướng nghề nghiệp hợp lý.